Si l’entrepreneur ne veut pas faire perdre de temps à l’entreprise, il a intérêt à maîtriser cet art si subtil de la réunion.
Interminables et innombrables, les réunions font parfois mal à l’efficacité d’une entreprise. Preuve en est, d’après une étude de Research Now, un cadre sur 10 avoue volontiers s’être endormi au cours d’une réunion. Fatigue, ennui ou les deux cumulés, les sondés ne manquent pas de raisons quand il s’agit de honnir les réunions. Et pourtant, il faut bien passer par là pour résoudre une problématique collective. A-t-on jamais imaginer Xavier Niel prendre seul les décisions qui s’imposent pour une immense structure telle que Free ?
En clair, il faut passer par cette étape, si peu ragoutante soit-elle. Dans son livre : « Animez vos réunions », Julia Kalfon tente de donner les bonnes clés aux managers confrontés à cette double problématique : « comment faire passer un message unique, tout en gardant leur attention ». Si la formule miracle existait, cela ferait longtemps qu’elle serait enseignée aux maîtres d’école du monde entier.
Voici en tout cas trois questions auxquelles les managers sont obligés de répondre.
1. Supprimer les réunions qui ne servent à rien
À première vue, une question absurde. « Toutes les occasions de se réunir sont bonnes à prendre », pourrait se dire un manager. Oui, sauf que pendant cette réunion, les collaborateurs « invités » ne peuvent faire autre chose.
Une perte de temps qui se traduit immanquablement en perte d’argent. « Si vous cumulez le taux horaire des personnes présentes, le coût des loyers, l’électricité, une réunion peut au final coûter très cher à l’entreprise », explique Julia Kalfon.
2. Sortir les personnes qui ne sont pas concernées
Plutôt que de craindre de ne pas avoir toutes les personnes sous la main, l’entrepreneur a tout intérêt à ne pas surcharger le nombre de personnes. Non seulement cela affaiblit le pouvoir de concentration, et puis ils ne sont pas payés à faire tourner les stylos.
« Une réunion est indispensable à partir du moment où toutes les personnes présentes sont indispensables », assure Julia Kalfon. Une réunion existe pour résoudre un problème : un appel d’offres, un nouveau produit. « Toutes les forces sont requises », rappelle l’auteur.
3. Diffuser la bonne parole
Une réunion productive est une réunion qui mobilise toutes les forces présentes. Ce qui n’est pas possible si les mêmes personnes accaparent le temps de parole. « Il faut aller chercher tout le monde », conseille Julie Kalfon.
Pourquoi ? Mais, pour libérer les énergies créatrices des équipes. L’experte en réunion indique d’ailleurs qu’il est préférable de commencer par les plus timides. « Posez-leur plusieurs fois la même question, s’il le faut », insiste Julia Kalfon.
La discussion doit sans cesse avancer. Au risque sinon de perdre les plus dissipés et ainsi de suite. L’attention dans une réunion est comme un jeu de dominos. Il suffit d’une chute pour que tout le reste suive.
Aussi, le manager de la réunion doit être certain que les personnes présentes ont compris les missions qui leur incombent. C’est d’ailleurs à cela que l’on reconnaît les réunions utiles.